2020’de iş toplantıları sanal platformlar üzerinden gerçekleşecek

Teknolojinin gelişimi ile sadece çalışma şekilleri değil, toplantı modelleri de hızla değişiyor. Mobil, küresel, dağınık ve sanal bir işgücü, günümüzün gerçeği haline gelmiş durumda. Değişen çalışma koşulları nedeniyle, yüz yüze iletişim kurmak her zaman mümkün olmayabiliyor. Bu noktada, yeni nesil teknolojilere duyulan ihtiyaçlara gereksinimin giderek arttığı gözlemleniyor. İletişim yazılım ve hizmetleri üreticisi Unify, sunduğu çözümlerle birbirlerinden uzakta olan ekiplerin cihaz ve mekân bağımsız işbirliği yapabilmelerini mümkün kılıyor. Kurumların maliyet avantajı sağlayarak hızlı ve sonuç odaklı çalışmalara imza atılabilmelerini sağlayan Unify, görüntü, yazışma, analitik ve geleneksel sesli iletişimi içine alan uygulamalarla sanal olarak her kanalda bilgi ve veriyi bir araya getirerek tümleşik iletişimde yeni bir sayfa açıyor.

Orta Avrupa’da videolu görüşme oranı yüzde 34

Unify tarafından Orta Avrupa’da yapılan bir araştırmaya göre, çalışanların en çok e-posta (%93), telefon görüşmeleri (%89), telekonferans görüşmeleri (%72) gibi geleneksel iletişim araçlarını kullanıldıklarını, sesli konferansın görüntü ile desteklenmesinin toplantı konsantrasyonu açısından daha verimli olduğunu, buna rağmen yüzde 34 oranında videolu görüşme yapıldığını ortaya koyuyor. Araştırmadan elde edilen diğer önemli bir veri ise katılımcıların yüzde 43’ünün ekip çalışmasında ve iletişimde kullandıkları teknolojilerin karmaşık, içinden çıkılmaz bir deneyim yaşattığını söylemeleri.

Geleceğin toplantı masaları sanal ortamlarda kurulacak

Kurumların büyük çoğunluğu birbirine uzak ve dağınık ofislerdeki ekiplerden oluşuyor. Ancak uzaktan çalışan ekipler bir yandan yüzleşmek zorunda oldukları iletişim sorunlarını, bir yandan da projelerden doğan sorumlulukları ve işlerini takip etmek zorunda kalıyor. Mevcut yapıya daha fazla iletişim aracı eklendiğinde ise iletişim süreci daha da karmaşıklaşıyor ve ekipler; elektronik posta, telefon ya da telekonferans gibi birbirleriyle bağlantılı ve her zaman verimli olmayan iletişim araçlarına başvuruyorlar. Toplantı odalarında beyaz tahtaya, büyük bir toplantı masasına, kablosuz bağlantıya, ses ve oda kontrol sistemine, iyi bir aydınlatmaya, ekran paylaşımının yapılacağı bir ekran veya projektör cihazının olduğu farklı cihazlara, bu cihazların konabileceği ve katılımcıların oturabileceği alana ihtiyaç duyuluyor. Sanal bir toplantıda ise e-posta ile katılımcılara gönderilen bir davetiyeye ve katılımcıların sanal toplantıya katılabilecekleri uygun bir cihaz ve internet bağlantısı yeterli oluyor. 

Ofislere bağımlılık dönemi sona eriyor, mobil çalışan sayısı hızla artıyor

Zamana ve mekâna bağımlı kalmadan yönetilen iş süreçlerinin kurumlara maliyet anlamında büyük katkılar sağladığına ve istenilen yerden, tasarruflu ve verimli bir biçimde iletişim kurabilmenin önemine değinen Unify Türkiye Ülke Müdürü Erda Tütüncüoğlu, “Özellikle son yıllarda daha fazla mobil çalıştıklarını ve bunun önemli bir ihtiyaç olduğunu gözlemliyoruz.Araştırmalar evden ve ofis dışı çalışan sayısının hızla artacağını, çalışanların farklı cihaz ve farklı donanımlar kullanmak zorunda olduğunu ortaya koyuyor. Özellikle farklı il veya ülkelerde ofisleri bulunan, sık seyahat etmek zorunda kalan çalışanlar, cihaz ve mekândan bağımsız kolay bir şekilde iletişim kurmak istiyorlar. Bu gereksinimi adreslemek ve bunları mümkün olan en güvenli şekilde gerçekleştirmek için yeni servis ve uygulamalar geliştiriyoruz.” dedi.

Kurumlar, toplantılar için para ve zaman harcamak istemiyor

Mobil çalışma eğiliminin beraberinde yeni ihtiyaçları da getirdiğine dikkat çeken Tütüncüoğlu, birbirlerinden uzakta olan ekiplerin cihaz ve mekân bağımsız işbirliği yapabilmelerinin verimliliği artırdığını, maliyet avantajı sağlanarak hızlı ve sonuç odaklı çalışmalara imza atılabildiğini vurguladı: “Bulunulan yerden, daha üretken ve verimli bir biçimde iletişim kurabilmek kurumlar için çok önemli. Toplantılar için para ve zaman harcamak kurumların katlanmak istemediği kalemler arasında yer alıyor. İletişim yazılım ve hizmetleri üreticisi Unify olarak, sunduğumuz OpenScape UC uygulaması ile coğrafi olarak birbirinden uzak ekipler, iş süreçlerini verimli şekilde sürdürmeye devam ediyor. Openspace çözümü ile günün her saatinde, istenilen yerden iş süreçlerini yönetmek mümkün. OpenScape, sahadaki ekiplere mobil olarak veya masaüstünden zengin bir video konferans olanağı sağlıyor. Ayrıca kullanıcıların sanal olarak bütün cihazlara tek bir ekrandan ulaşabildiği ilk platform olan Circuit ile kullanıcılara, sanal olarak bütün cihazlara tek bir ekrandan ulaşabilecekleri bir platform sunuyoruz. Sosyal yazılım, iş uygulamaları, görüntü, yazışma, analitik ve geleneksel sesli iletişimi içine alan bu uygulama, sanal olarak her kanalda bilgi ve veriyi bir araya getirerek tümleşik iletişimin vaatlerinden öteye geçmek için tasarlandı.”