Proje yöneticisi olarak uzaktan çalışmak: Doğru iş nasıl bulunur?

Bazı şirketler uzaktan çalışmaya dayalı işler için pozisyon açmakta. Tabii arada “hibrit” olarak adlandırılan, hem evden hem de ofisten çalışma durumları da mevcut.

İster uzaktan, isterse hibrit olsun işe kabul edilmek için CV oldukça önemli. Bu gibi durumlarda yeni mezunlar veya kısa bir süredir sektörde olanlar nasıl CV yazacaklarını tam bilmeyebilir. Böyle bir durumdaysanız bir örneğe göz atın. 

Kimi iş başvurularında adayların CV’leri gerektiğinden uzun olur. İçlerinde gerekmeyen bilgiler doludur. CV yazmadan önce araştırma yaparak bu duruma düşmekten kurtulmak mümkündür. Ayrıca iş tanımının tam olarak ne olduğuna ve istenen özelliklere de dikkat edilmelidir.

Proje yöneticisi nedir?

Proje yöneticisi en yalın anlatımla projeyi yöneten kişidir. Proje müdürü, projenin bütün işleyişinden sorumludur. Proje ekibin en iyi şekilde çalışması onun görevidir. Projeye göre farklı sorumluluklar üstlenebilir. Bu noktada her projenin farklı noktaları olduğu akıldan çıkmamalıdır.

Farklı sorumluluklar verilse de proje yöneticiliğinin değişmeyen noktaları vardır. Bunlar, projenin planlama, başlama, yürütme, kontrol, izleme ve bitiş süreçlerinde yer almaktır.

İş sırasında neler yaşanırsa yaşansın, projenin zamanında, plana uygun ve belirlenen bütçe içinde sona ermesi gerekir. Aksi halde proje manager görevini tam yapmış sayılmaz. Bundan dolayı iş verenler, adaylar içinde bunu başaracağına inanılan kişiyi göreve getirir.  

Proje yöneticisinde olması gereken özellikler neler?

Bir projeyi yönetmek için eğitim almış olmak şarttır. Gerekli eğitimi olmayan kimse işe alınmaz. Öncesinde farklı projelerde çalışmış olmak da önemli bir artıdır. Zira bu sayede olabilecek durumlar hakkında tecrübesi bulunur.

Eğitim ve deneyim dışında sosyal beceriler de proje manager olmak için gerekmektedir. Projenin her aşamasında insanlar ile çalışılacağından sosyal becerilere önem verilir.

Adayın ayrıca teknik proje yönetimi, strateji ve liderlik vasıfları olması istenir. Liderlik vasfı olmayan veya kötü bir yönetici olan kişinin ekibinde huzursuzluklar çıkar. Gerçek bir proje yöneticisi, uzaktan çalışsa bile bu sorunları çözebilen kişidir.

Ayrıca kimi aksaklıklar yaşandığı zaman stratejik hamleler yapması beklenir. Böylece hem projenin zamanında bitmesi hem de belirlenen maliyetin üzerine çıkmaması sağlanır. Tüm süreçte kişinin ekibe yol gösterip motive etmesi, projenin teknik detaylarına yönelik bilgisi olması ve performansı arttıracak uzmanlık bilgisi olması gerekir.

Bunlara ek olarak sorun çözme kabiliyeti oldukça önemli ve istenen bir vasıftır.  Zira her projede sorun çıkar. Bu sorunu ele alış şekli ve çözme süreci önem kazanır. Organizasyon becerisi olmayan bir proje yöneticisi ise düşünülemez. Kendi görevleri dışında ekibin görevlerini de denetleyeceği için kişinin organizasyon konusunda yetenekli olması şarttır.

Uzlaşmacı ve uzlaştırmacı olmayan kimse bu görevi düzgün yapamaz. Sonuçta proje aşamasında kimi sorunlar, anlaşmazlıklar yaşanacaktır. Liderlik vasfı olan yöneticinin bu gibi noktalarda uzlaşmacı olması çok önemlidir.

Proje yöneticisi nasıl seçilir?

Şirketler projeleriyle ilgili olarak bir aday seçerlerken öncelikle eğitim durumuna bakarlar. Kişinin projenin özelliğine göre eğitimi öne çıkar. Şayet gerekli eğitim alınmadıysa adayın fazla şansı olmaz. Zira proje yöneticisinin bütün ekibin yapacağı işler konusunda bilgisi olması gerekir.

Eğitim dışında kimi zaman şirketler belli sertifikalar da isteyebilir. Sertifikalar her zaman şart olmasa da artı puan kazandırmaktadır.

Eğitim kadar deneyim de önemlidir. CV’de adayın daha önce hangi projelerde çalıştığı, nasıl görevler aldığı yazmalıdır. Kişi deneyimi sayesinde projenin hangi konularda sorun yaşanabileceği tahmin edebilir. Sorunlar noktasında nasıl hamleler yapılması gerektiğini bilir. Projenin ilerleyiş hızına yön verebilir.

Adaylarla bire bir görüşme bu özelliklere sahip olmaları halinde yapılır. Aranılan vasıflara sahip olunup olunmadığına görüşmede bakılır. Bir kişi liderlik, iletişim, stratejik düşünme, uzlaşma noktalarında yeteri kadar iyi değilse proje yöneticisi olması zordur. Böyle bir durumda eğitim, görev aldığı projeler ikinci planda kalır.

CV yazmanın incelikleri

Öncelikle bir CV’de ilk olarak kişisel bilgiler yer almalıdır. Bunlar uzun uzadıya anlatılmadan kısaca yazılmalıdır. Sonrasında çalışılan projeler veya daha önce yapılan işler gelir. Bu şekilde aday ne derece deneyimi olduğunu aktarır. CV’yi güncel tutmak için her biten iş sonrası çalışılan projenin yazılması iyi olur.  

Başvurulacak olan projeler çok farklı alanlarda olabilir. Mesela, inşaat veya uzay araştırmaları ya da mimarlık. Bundan dolayı adayın bu alanda eğitimi olduğunu göstermesi önemlidir. Alınmış farklı sertifikalar da bu bölümün altına yazılabilir.

Eğitimin altında ise beceriler kısmı yer almalıdır. Bu kısım ikiye ayrılır, teknik ve sosyal beceriler. Teknik beceriler kısmında daha çok iş ile ilgilidir. Yapılacak projeyle alakalı kimi teknik deyimler, bilgiler kullanılması iyi olur. Böylece kişinin piyasayı ve kullanılan dili bildiği anlaşılır. Deneyiminiz az olsa da bazı becerilere sahip olduğunuzu göstermeniz iyi olacaktır.

Sosyal beceriler kısmında ise yukarıda yazılan vasıfların belirtilmesi gerekir. Bu şekilde kişinin, bir ekibi ne kadar iyi yöneteceği görülür.

CV’nin son kısmında ise ek bilgiler yazılır. Bunlar bilinen diller, bilgisayar becerileri gibi ek bilgilerdir. Bilinen yabancı diller ekipte yabancı biri olması ya da yurtdışı ile iletişime geçilmesi noktasında önem kazanır.

Uzaktan çalışmanın zorlukları

Bir projeyi yönetmek zor iştir. Onu uzaktan yönetmek ise daha zordur. Bundan dolayı kişinin uzaktan çalışmanın zorluklarını önceden bilmesi iyi olacaktır. Böylece iş esnasında karşılaşacağı sorunlara karşı kimi çözümleri kafasında barındırabilir.

Öncelikle her ne kadar ekiple sürekli iletişim içinde olunursa olunsun herkesi sürekli görmek mümkün değildir. Oysa ofis hayatında bu tam tersidir. Proje ile ilgili kafanıza takılan noktalarda hemen gerekli kişilerin yanına gidebilirsiniz. Aynı şekilde onlar da her sorunlarında rahatlıkla yanınıza gelirler.

Bununla birlikte ekiplerin hangi aşamada olduğunu gün içinde bir kaç kere kontrol etmeniz, her yeni durumda hızlıca toplantı ayarlamanız mümkündür. Uzaktan çalışma halinde ise bu şekilde sürekli iletişim ne kadar istense de kurulamaz.

Kimi işlerde deneyim ve ilgi sahada kazanılır. Müşteri ile, işçiler ile, satıcılarla konuşarak bazı şeyler öğrenilir. Oysa uzaktan çalışırken bu tür bilgileri almak daha zordur. Proje yöneticisi için olmasa da ekipte yer alan, iş hayatındaki yeni kişiler için bu böyledir. Deneyimleri az olduğu için kimi noktalarda anlaşmazlıklar olabilir.

Bu türde kişilere nasıl yaklaşılacağı, nelerin anlatılacağı önemlidir. Doğal olarak bilgisayar karşısından kurulan iletişim hiçbir zaman yüz yüze konuşmanın yerini almaz. Kimi jest ve mimikler tüm konuşmanın seyrini değiştirirken, bilgisayar başında aynı etki beklenmemelidir.

Ofiste ekip üyeleri farklı zamanlar bir araya gelerek, iş dışı konuşmalar ile bir bağ kurarlar. Uzaktan çalışırken ise bu tür bir ağ kurulması beklenemez. Bu da proje manager’in işini biraz daha zorlaştıran bir unsur olur.

CV için ön yazı hazırlanması

İngilizcesi “cover letter” olan ön yazı, CV’er ile birlikte başvuruya eklenen kısa bir mektuptur. Çoğunlukla üç ila beş paragraf uzunluğunda olur.

Ön yazıda o işe neden başvurduğunuzu, kısaca yaptığınız işleri anlatırsınız. Sosyal ve teknik becerilerinize değinirsiniz.

Bununla birlikte öncesinde şirket hakkında araştırma yapmış olmanız önemlidir. Şirketin internet sitesine bakıp, haklarında çıkan haberleri okuyarak belli bir bilgi edinilebilir. Sonrasında bu bilgileri de kullanmak gerekir. İnsan kaynakları yetkilileri ön yazıyı okurken bir hazırlık yapılmış olunduğunu anlar.

İşe alınacak pozisyona neden en iyi adayın siz olduğunu ön yazıda belirtmeniz beklenir. Bunun için hem kendinizi iyi ifade etmeniz hem de şirketi bilmeniz gerekir. İş ilanında kullanılan kimi kelimelerin ön yazıda kullanılması olumlu olacaktır.

Ön yazılar çoğunlukla insan kaynaklarının CV’ye dikkatli bakması için yazılır. Hızlıca okunan bir cover letter dikkat çekici ise aday bir sonraki aşamaya geçer. Bunun olması için adayın kendisi ile şirketin gereksinimlerini bağdaştıran bir sonuç yazması önemlidir.

Şirketler son yıllarda daha fazla proje yöneticisi aramakta. Küçük ya da büyük şirketler çoğu projesi için bir yönetici arayışında. Kimi zaman büyük projelerde oldukça genç kişiler proje yöneticisi olmakta.

Bir şirkete proje manager olarak başvuracak adayın deneyimi ne olursa olsun iyi bir CV hazırlaması önemlidir. Yeni mezun kişilerin CV’leri sektörde uzun zamandır bulunan birinden daha iyi olabilir. Bundan dolayı işi alabilir. Bu durumda bir gariplik yoktur çünkü işe alımlarda, adayların neler yaptıkları ve özelliklerini en iyi CV’leri belirtir. O sebepten iyi bir CV yazmak oldukça önemlidir.